Vamos pensar em Tecnologia da informação na Escola voltada para a adoção dela em processos relacionados ao “business” da Escola, no tratamento de informações, melhoria de processos, otimização de recursos na administração, em tarefas que compõem o “business” da Escola, como veremos.

O “business” da Escola

Podemos pensar, de uma forma lúdica, que o “business” da Escola deve ter seu projeto pedagógico bem elaborado, professores comprometidos, conteúdo multimídia para um objetivo único de formar cidadãos.

Com esta filosofia, nós pais e responsáveis buscamos Escolas que sejam “istas”, construtivista, behaviorista, que não apliquem provas, que façam nossos filhos pensarem, conviverem, leiam 4 livros por mês, etc..

Mas, assim que o vestibular se aproxima, viramos “pais sabotadores”, pois tiramos nossos filhos destas escolas tão boas para colocar aquelas com provas, simulados e bom índice de aprovação em vestibular…

Assim, o “business” da Escola é muito mais do que a parte pedagógica, é também o de atingir bons resultados nos vestibulares, mantendo o equilíbrio financeiro, traduzindo, precisa ter salas cheias, pouca evasão, garantindo receitas que superem as despesas, para investir em melhorias, enfim, tudo que uma empresa de qualquer ramo deve fazer.

Enquanto as empresas buscam melhorar processos e produtos, capacitando colaboradores, contratando serviços que fidelizem clientes, buscando ações de marketing para ampliar vendas, reduzindo custos, as Escolas continuam executando inúmeras tarefas sem se dar conta do enorme custo direto (horas de colaboradores, materiais, fornecedores) e indireto (retrabalhos, informação desorganizada, repercussão negativa, reuniões com pais insatisfeitos).

Vamos a alguns exemplos:

1 – Correção de trabalhos domiciliares, em especial os que são feitos periodicamente com cartões que marcam suas respostas. Muitas escolas utilizam pessoas para corrigirem os cartões, com “gabaritos” e passam cartão por cartão e “contam” os acertos. Outras mais evoluídas encaminham os cartões para corretoras, estas geram tabelas de resultados e devolvem para a secretaria, que redigita os acertos em uma planilha Excel e esta vai para o “CPD” para ser utilizada no boletim. O custo desta operação é alto, várias pessoas envolvidas, que podem falhar em uma transcrição e mais, imagine a necessidade (ou inferno) de rever os cartões porque determinada questão a resposta mudou da letra B para letra C…

Solução: implementar sistemas de captação de cartões respostas virtuais, gabaritos para cálculo dos acertos em tempo real. Em caso de alteração de gabarito, um simples comando para recalcular os acertos. Mais, transposição dos resultados para formação de bônus nas respectivas disciplinas. Mais, mapeamento de todas as questões, incidência de erros, correlação de cartões duplicados.

2 – Emissão de boletim, normalmente as Escolas “travam” 3 dias antes para a emissão no boletim, coordenadores, secretárias demandando dos professores as notas, conferindo notas, turma por turma, aluno por aluno, notas de provas, testes, de algumas disciplinas compondo a média entre História do Brasil e História Geral, Português e Redação, Matemática 1, 2 e 3. Mais, além de boletim, simples relatórios como as médias dos alunos abaixo de 5 para Conselho de Classe dependem de junção de planilhas e mais planilhas. Mais, levantar a relação de alunos em prova final, em recuperação demanda análises longas e demoradas. Mais, reuniões com pais para explicar um boletim quando bastaria uma simples formatação na Internet demonstrando como se calcula uma média.

Solução: implementar um sistema com formatação simples e controlada de colocação das notas pelos professores (ou monitores), calculando a média a partir de provas, testes, trabalhos, avaliação qualitativa, etc. Notas colocadas, boletim automaticamente pronto, na verdade, o Boletim deixa de ser um leite derramado e vai sendo composto aos poucos, com alunos e responsáveis acompanhando passo a passo a formação da média. Mais, que tal todo lançamento de nota (prova, teste, trabalho) os responsáveis serem alertados e receberem as notas dos alunos? Imagine uma nota saindo na sexta-feira, como será o final de semana do filho?

3 – Plano de Estudo, este é um instrumento muito importante e oferecido pela Escola para que os alunos trabalhem compromisso, responsabilidade, e que é feito por profissionais que conseguem, no modelo tradicional, fazer uma média de 3 ou 4 por dia, isso porque leva-se muito tempo para levantar todos os dados do aluno, suas médias, o cronograma de prova, discutir a agenda pessoal, para sair com uma folha de papel onde o aluno deve seguir uma programação, segunda estudar Matemática, terça História e Geografia, assim por diante… Mas, com o passar do tempo, a média de Biologia pode ficar crítica, exigindo mais tempo de estudo, ou ainda com uma prova de Inglês na terça, a agenda de segunda é abandonada, isso sem falar nos dias de aniversário de amigos, final do Big Brother, jogo do time do coração, enfim, a realidade é que o Plano de Estudo vai parar na gaveta para não mais sair. O que deu muito trabalho, e seria a solução de problema, perde a validade muito rapidamente.

Solução: utilizar ferramentas que trabalhem em tempo real as médias dos alunos, o cronograma de provas e testes, as horas disponibilizadas por dia de cada aluno, e faça um plano de estudo dinâmico. Se houver uma prova na quarta de Inglês, trava-se a agenda de terça para estudar esta disciplina, e aquela que tiver de sair da agenda, coloca-se em outro dia.

Business Intelligence na Escola

Business Intelligence (BI) é a chave do sucesso de todo negócio, e trata-se de um trabalho muito importante para tomadas de decisão, e as empresas que conseguem produzir conhecimento de seus dados, manipulando-os para identificar tendências, oportunidades, vai se diferenciar e estar preparada para conquistar mercado.

Com a escola, o mesmo deve acontecer, e mesmo que se pense que as informações são somente notas, faltas, saídas antecipadas, etc., é importante entender que o BI pode e deve ser feito com estes dados.

Por exemplo:

1- Boletim Ideal – Vejamos a figura abaixo, de uma prova de natação onde a linha vermelha representa a linha de recorde, e vemos um nadador a frente desta linha estando assim conquistando não só o primeiro lugar, mas a melhor marca da prova.

Aquele nadador certamente se dedicou muito tempo de sua vida, e deve ter impressionado treinadores com resultados sempre promissores, ou seja, se chegou a um recorde com uma determinada idade, qual deve ter sido seu resultado com 5 anos? Com 6, 7 …?

Provavelmente seus resultados eram um prenúncio de um recordista.

Assim podemos pensar também na Escola, pegando, por exemplo, os melhores alunos do 3o ano do ensino médio e traçando um histórico de como eles estavam se saindo no 6o ano, no 7o ano, e assim por diante.

Digamos que o melhor aluno da Escola em uma prova de Enem tenha tirado em Ciências, no 8o ano, a média geral de 8,2.

Assim, se um filho está obtendo 7,5 de média, ele até vai passar de ano sem prova final, e isto seria motivo de tranquilidade de nós pais e responsáveis, mas, sabendo que ele está “atrás” do que seria a performance de excelência de um aluno para o vestibular, poderíamos tentar ajudar a traçar a meta para melhorar um pouquinho o resultado, nada demais, apenas fazer com que o tal do vestibular lá na frente seja vencido com mais facilidade.

2- Jovens talentos

Veja as fotos de alguns talentos na infância, tente reconhecê-los.

César Cielo, Zico e Michael Jordan, talentosíssimos cada qual em seu esporte, campeões, que foram tratados, lapidados por clubes que sentiram que o investimento renderia bons frutos.

O mesmo deve acontecer com a Escola.

Jovens e promissores talentos devem ser descobertos cedo, e não apenas serem conhecidos de todos, mas trabalhados, incentivados com desafios que os façam crescer, e também com condições específicas para que não abandonem a escola para darem frutos de resultados em vestibulares em escolas concorrentes.

Assim, relatórios específicos que apontem aqueles que se destacam devem estar todo mês na mesa dos Diretores, para que a Escola os adotem desde cedo, ajudando, muitas vezes vão passar por questões típicas de adolescentes, mudanças hormonais, separação dos pais, enfim, tantas coisas para que desviem o olhar dos estudos, a Escola pode estar por perto para ajudar.

Além disso, para a escola a relação com os pais é fundamental, a confiança no trabalho que está sendo realizado com os filhos passa pela transparência, pela participação efetiva dos pais.

3- O que pode ser feito, e já funciona

– Boletim não mais será “leite derramado” – Atualmente, boletim traz os resultados já conquistados pelo Aluno, nada pode ser feito quando se recebe. Mas isto pode ser diferente. Normalmente uma média é composta de uma avaliação inicial (Teste) e uma segunda avaliação (Prova). A primeira avaliação, se já sinalizar que o aluno está com dificuldade (ele normalmente nega o problema), e for de conhecimento dos pais e responsáveis, existe uma chance de ajudar, por exemplo chamar um professor particular, a tempo de tirar dúvidas para uma prova e ainda “salvar” a média antes que o boletim seja fechado.

– Plano de Estudo Personalizado e Dinâmico – uma ferramenta disponibiliza um Plano de Estudo Dinâmico, que é configurável por cada Aluno, a cada dia se adaptando à sua realidade. E mais, pode ser acessado pelo Aluno e também pelos Pais, com dicas, ementas com objetivos claros, ou seja, nada somente de “Estudar o capítulo 8 do livro”… e sim acompanhado de “Fazer um resumo sobre XXX”, ou “resolver os exercícios X, Y e Z”.

– Calculadora Inteligente – uma calculadora que mostra para o aluno o QEP – “quanto eu preciso” – para não ir para a Prova Final, ou depois para não ir para a Recuperação, São contas feitas constantemente, muitas reuniões com pais e responsáveis são para tirar estas dúvidas, ou seja, muitas delas se tornarão desnecessárias.

3- Conclusão

Tecnologia da Informação pode contribuir muito para as Escolas, especialmente