Não se discute a importância das planilhas na vida de uma empresa, afinal, as contas devem ser feitas a partir do uso desta ferramenta, em especial na contabilidade, nas projeções, mas ela é sedutora e pode esconder armadilhas para os gestores.

Muitas empresas adotam planilhas para tudo, transformando o Excel em um sistema de informações onde clientes, produtos, vendas, tudo fica “planilhado”, quando deveriam estar em um sistema inteligente de armazenamento e oferta das informações, vejamos os principais pontos:

– inconsistência dos dados por dependência de pessoas – quanto mais complexa a planilha, capaz de levar em consideração inúmeras células de entrada para ajustes dos dados, cenários, fica muito difícil para o gestor perceber uma falha interna da planilha por conta de manipulação de fórmulas, por exemplo. Em minha experiência, já peguei muitas planilhas que não passaram em testes básicos de consistência, no entanto, o gestor acreditava que estava diante de dados confiáveis. É muito comum uma planilha iniciar de uma forma, ter várias versões, a última com alterações que não são documentadas e sem consistência. Já peguei casos dos mais complicados aos mais simples, como por exemplo o de Escola, onde somando todas as notas máximas de um aluno (prova, teste, trabalho…) a média final chegava a menos de 10…

– inconsistência por compartilhamento de dados – imagine o ponto anterior multiplicado pela quantidade de pessoas que trabalham naquela planilha… Várias pessoas podem estar trabalhando em partes da planilha, entregam para um funcionário seus dados e este faz uma manipulação final. Para tentar minimizar este risco de produzir uma planilha inconsistente, algumas empresas adotam plataformas externas de compartilhamento, para que uma única planilha possa ser manipulada por várias pessoas simultaneamente, e isto até melhora a consistência, mas introduz uma cultura que não está no DNA das empresas, ou as obriga a ter pessoal capacitado para este trabalho.

– atualização dos dados – com a rapidez das informações, um gestor pode estar tomando decisões em cima de uma planilha defasada, em dias, ou até mesmo em horas, o suficiente para que uma alternativa não esteja visível.

– inteligência e crítica – algumas planilhas até são evoluídas para que algumas células sejam protegidas para entradas indevidas, por exemplo, se uma célula “aguarda” um valor percentual entre 0 e 1 (respectivamente 0% e 100%) imagine o estrago se um usuário colocar 70 achando que está colocando 70% quando na verdade o impacto será de 7000% …

Para todos os pontos acima, a solução é simples: dados são para serem introduzidos e recuperados de um BANCO DE DADOS, e em se aplicando uma camada de inteligência nos formulários de entrada fica garantida a consistência, e mais, um dado introduzido repercute imediatamente nos resultados. Dependendo da quantidade de dados, de quantas pessoas o utilizam, a simultaneidade, a solução pode começar até mesmo com o ACCESS da Microsoft, partindo para Servidores, hospedados dentro da empresa, em um pequeno datacenter, ou hospedado em servidores externos de provedores idôneos.

Conclusão: Dados devem ficar em ambiente próprio, centralizado, manipulados através de formulários especialmente desenvolvidos, simples, em páginas internas (Intranet) que controle consistência, hierarquia e com relatórios eficientes para respostas às dúvidas e auxiliar nas tomadas de decisão.