PLANEJAMENTO ADAPTATIVO

Acredito que todos vão concordar que o ponto de partida de qualquer projeto é o Planejamento e, sendo consistente, se tiver informações suficientes, tem grandes chances de trazer os resultados esperados de qualquer projeto.

De uma forma simplificada, o Planejamento Adaptativo pode ser entendido como o mesmo planejamento que sempre foi feito, empregando metodologias que tratam as informações de mercado disponíveis, cenários, etc., mas fundamentalmente amarrado a procedimentos de controle e medição extremamente eficientes, capazes de rapidamente detetar desvios de rota ou apontar novas tendências, de forma que ajustes possam ser feitos para manter o planejamento no seu curso.

Fórmula 1

Para melhor entender esta visão, é interessante pensar em um paralelo com a Fórmula 1, onde a cada época tem-se nos carros tecnologia de ponta, nos boxes equipes treinadas e com processos eficientes, enfim, uma empresa dos sonhos pronta para disputar um troféu de campeão, no mundo corporativo, o tão almejado mercado.

Creio que todos concordarão que para se colocar um carro na pista e conquistar uma vitória, muito planejamento é necessário. Apenas para exemplificar: escolha de chassi, motor, pneus, combustível, piloto, mecânicos, criação de uma fábrica, logística de transporte, acomodação, negociação com patrocinadores, imprensa, bom, esta lista é extensa e haja planejamento para executá-la.

E, para cada corrida, um projeto diferente, o mesmo carro é configurado de acordo com as condições da pista, da previsão do tempo na hora da corrida, pneus adequados são escolhidos, mecânicos são posicionados, e o piloto vai para a pista preparado da melhor maneira possível, até alguns anos atrás, contando com poucos recursos tecnológicos .

A tecnologia avança na Fórmula 1 com a mesma rapidez que no mundo corporativo, um exemplo disso está nas figuras abaixo, o volante utilizado há 20 anos atrás pelos pilotos …

Volante antigo de carro de fórmula 1

… e a forma como ele se comunicava com o box: unidirecional, do box para o carro, através de placas que avisavam sua posição, seu tempo para os imediatamente a frente e atrás, e quem estava a sua frente:

Placas comunicação Box - Piloto

Do ponto de vista tecnológico, os avanços são evidente, os carros avançam na aerodinâmica, nos motores, freios, pneus, etc. e com ele também piloto, equipe, processo. Veja abaixo o que o piloto é capaz de fazer com o novo volante:

Placas comunicação Box - Piloto

A pilotagem não é mais “apenas” fazer curvas, controlar saídas de traseira e dianteira do carro. O piloto pode executar um sem número de ajustes, desde ações simples como trocar da configuração de seco para chuva, até questões mais complexas como transferir mais ou menos força para as rodas traseiras, ajuste de suspensão, compensando desgaste dos pneus, conseguindo maior aderência da pista, quantidade de combustível (que altera o peso do carro), tração, ajuste do KERS (Sistema de Recuperação de Energia Cinética) para dar força extra ao motor (80 cv) por cerca de 6 segundos por volta, etc.

Todos estes ajustes acontecem graças à Telemetria que por sua vez permite uma monitoração em tempo real por parte dos engenheiros da equipe.

Telemetria

Para fechar este paralelo com o mundo da Fórmula 1, toda a equipe acompanha o avanço tecnológico com processos altamente eficientes para devolver o carro em poucos segundos perfeito para o piloto.

Placas comunicação Box - Piloto

Resumindo, temos em uma equipe de Fórmula 1 um modelo de Planejamento Adaptativo, que vai fornecer ao conjunto carro e piloto as condições para começar competitivo, e se manter assim até o final, com instrumentos para medir performance em tempo real, e meios para realizar os ajustes necessários diante de necessidades provocadas por mudanças do cenário inicialmente planejado.

Pistas desperdiçadas.

Como no exemplo da Fórmula 1, podemos dizer que se houvesse nas empresas os sensores de um carro de Fórmula 1, os computadores para trabalharem os dados, os olhares atentos dos engenheiros, elas estariam passando pela nossa crise de uma forma diferente.

A palavra que mais se ouve no segmento corporativo atualmente é sobreviver, e a atenção está para reorganização de processos, redução de custos, demissão, renegociação com fornecedores. As queixas que mais se ouve está em funcionários desmotivados, desperdícios que por eles poderiam ser evitados, em como poderiam fazer mais e não o fazem…

Mas fica a pergunta: como nossos gestores não conseguiram prever a crise?

Em conversas com colegas consultores, o consenso é que muitas empresas há muito tempo já deveriam ter se voltado para melhorarem seus resultados: não fizeram investimentos importantes, não reduziram seus custos, pararam de motivar as equipes, não otimizaram processos, não construíram ferramentas para análise de dados e tomada de decisão, enfim, estavam vivendo em uma zona de conforto perigosa, tendo o “poder” diante do consumidor, determinando margens que supriam todas estas falhas.

Olhando para trás, há mais de um ano que muitas “pistas” da crise vem sendo fornecidas, mas não foram percebidas. Por exemplo:

– aumento (ainda que pequeno) de reclamações no call center – pode representar alguma necessidade de intervenção de supervisão para mapear ao certo o que está acontecendo: acontece com que produto, que lote, serviço, qual prestador, e começar a elaborar ações de correção, se necessário recolher amostras, deixar fábrica de prontidão já iniciando procedimentos de reavaliação, parar a fabricação do produto até que se tenha resposta ao problema, etc.

– queda de pedidos de uma determinada praça – pode representar uma perfomance ruim do produto ou serviço detetada inicialmente em uma região mas que pode se propagar para outras, novamente os procedimentos de contingência devem ser acionados. Importante também verificar se as demais praças crescem e partir para investigação na área de vendas, cobrança;

– queda de pedidos de um consumidor fiel – pode representar que ele está experimentando uma situação complexa ou até mesmo experimentando um produto concorrente, avaliar a possibilidade de repactuação de contrato, desconto/bonificação para blindá-lo;

– variação no DRE (Demonstrativo de Resultado) abrupta de um mês para o outro (para maior ou menor) – pode representar o começo de uma inadimplência significativa, desperdício de matéria prima ou insumo, venda de produtos menos rentáveis e é preciso dar início imediato às ações de correção;

Adotando o Planejamento Adaptativo.

Para pensar em Planejamento Adaptativo, deve-se começar com uma das principais características da empresa, que é sua Cultura Organizacional de Aprendizado, em que seja natural discutir em todos os níveis os fatos relevantes aos processos, onde soluções são construídas a partir de participação coletiva, influenciados e instigados por líderes que não vão deixar que as coisas se fixem na mesmice e no conforto, enfim, todos estarão atentos, dispostos, flexíveis, engajados, todos estarão buscando fazer melhor amanhã o que fazem hoje, todos entenderão e responderão aos chamados da empresa nos momentos de crise, porque todos se sentem verdadeiramente colaboradores e responsáveis pelos rumos da empresa. Um pouco mais? Clique aqui.

Pensando em paralelo com a Fórmula 1, para o Planejamento Adaptativo precisamos ter:

– os sensores verificando as informações dos componentes do carro – que no caso das empresas representam a monitoração de todos os dados que envolvem os produtos, vendas, clientes, custos, prospecções, inovações, etc.

– a telemetria – para as empresas, Tecnologia da Informação que permita fluxo de dados para serem tratados e se tornarem conhecimento, bancos de dados, intranets, disponibilidade de dados para quem precisa ter, segurança, etc.

– engenheiros para avaliarem as informações – para as empresas o tratamento dos dados para gerar conhecimento, estatísticas, projeções, facilitando tomadas de decisão, ajustes rápidos, avaliação de impactos, etc.

– mecânicos em prontidão – para as empresas, times engajados, capazes de realizar as adaptações que sejam demandadas pela empresa para manter sua posição no mercado, corrigir falha de produto, atendimento, satisfazer os anseios dos clientes.

– piloto – para as empresas os Líderes que influenciarão, conduzirão estes times engajados e …

– seu volante – para as empresas os instrumentos que apoiam seus Líderes, que criam as condições e credibilidade para que todo o processo de liderança seja uma realidade sentida por todo o time de colaboradores.

Resumo.

Planejar é essencial, jamais deixará de ser.

Este Planejamento para ser Adaptativo deve contemplar recursos para constante aprimoramento, para que processos sejam monitorados, gestores possam tomar decisões com maior visibilidade e probabilidade de acerto, para que líderes possam atuar com seus times, mantendo-os engajados e participativos, enfim, tudo isso criando a base para uma Cultura de Aprendizado.

Desta forma, crises e mudanças podem vir, a empresa estará preparada para superar e crescer.

Dicas de pesquisa:

Procure por

– Planejamento Adaptativo
– The High Impact Learning Organization (HILO)