Muitas empresas investem em tecnologia da informação (TI), possuem computadores ligados em rede, impressora compartilhada, servidor para armazenamento, portal na Internet, email corporativo, firewall, uso de redes sociais, enfim, todos os recursos para uma “gestão eficiente”.

Mesmo com todo este aparato, e com grande quantidade de dados disponíveis, isto não significa necessariamente que se terá clareza suficiente para uma tomada de decisão, para avaliar impactos.

É preciso agregar inteligência aos dados, ou então padrões, tendências, enfim, situações que requeiram respostas rápidas serão ignoradas, e podem gerar impactos importantes, como perdas de oportunidades, prejuízo com produtos, clientes.

Também é preciso classificar os dados, organizar quais dados podem ser acessados e por quem, e quem pode somente ver, ou modificar ou cadastrar inicialmente, ou seja, todos os níveis participam do esforço para que os dados sejam devidamente coletados, armazenados e disponibilizados, falamos de níveis como portaria, segurança, até gerência, diretoria, presidência.

Neste trabalho reúno 3 segmentos nos quais desenvolvo sistemas há muitos anos, não por coincidência, todos se “apresentaram” para mim ao longo do tempo, e percebi que em comum todos tratavam de forma pouco adequada seus dados, e mudei este cenário para controlar as entradas, hierarquizando-as, com filtros para facilitar a captação, e inteligência para que eles passassem a gerar relatórios relevantes, que permitem que os vários níveis contribuam e que os negócios aconteçam, ainda que estejamos falando de notas, alunos, pacientes.

Deve-se sempre pensar que não importa o seu negócio, se voce não tiver dados adequados no momento que precisar, algo vai dar errado.

Vamos a eles então:

ESCOLA

PROJETO PEDAGÓGICO

Ao longo do crescimento dos meus filhos, sempre fui um pai participativo na Escola e acompanhava de perto Matemática, Física, mas sentia falta de muitas coisas, em especial quando se tem filho não muito organizado.

Sentia falta de uma agenda on-line com as datas das provas, testes, as respectivas ementas organizadas, proposição de atividades extra-curriculares, e propus um projeto para desenvolver um plano de estudo personalizado – chamei de PEP – que levasse em conta a agenda da escola, a disponibilidade de cada aluno, as médias obtidas para montar dinamicamente uma agenda com proposição de disciplina, o que fazer na segunda, terça, quarta …

O PEP começa com o banco de horas do aluno, que preenche com quantas horas ele tem disponível para estudar na segunda, terça, quarta … ou seja, se ele tem aula de judô em um dia, aniversário, final do Big Brother, tudo é regulado dinamicamente, semana por semana, e o PEP responde realocando as horas de acordo com o que o aluno configurou e pronto, tem-se semana a semana um novo planejamento.

E mais, se numa quinta feira tivesse uma prova de história, a agenda de quarta seria automaticamente “travada” para estudar história.

Se a média de matemática cair para 5,0 e a de geografia estiver em 8,0 o sistema daria mais peso para matemática.

Por fim, se o PEP não conseguisse achar o suficiente para os estudos, avisaria para que o aluno disponibilizasse mais horas em sua agenda.

E uma coisa muito interessante aconteceu durante o trabalho, quando eu recebi regularmente as notas para testar o conceito do projeto: meu filho recebeu o resultado de um teste de química, com uma nota baixa.

Naturalmente, como qualquer jovem, achava que aquilo teria sido um episódio isolado e que na prova recuperaria a média do boletim.

Aliás, “boletim” para mim é como “leite derramado”, quando se recebe não há mais o que fazer.

Mas o projeto mostrou ser possível alterar isso.

No meu caso, a nota do teste de química chegou a tempo de contratar um professor particular para ajudar na Prova e “salvar” o boletim.

De uma forma simples, quando o professor colocar a nota no sistema, um email pode ser disparado automaticamente para cada responsável avisando que saiu a nota do seu filho.

Posso dizer que o fim de semana após uma nota baixa não é o mesmo!

Para conhecer mais sobre o sistema pedagógico, clique aqui

CLÍNICA PSICOLOGIA

Com minha esposa psicóloga, e sua agenda clássica, era um transtorno gerenciar horários, pagamentos, devedores, recibos, e mais recentemente com a liberação do SIMPLES para Psicologia, a gestão das notas fiscais, declaração médica (relação dos atendimentos a dependentes), controle das despesas.

No caso desta atividade, é importante acompanhar de perto o fluxo de pacientes, ver que períodos do ano há uma maior entrada, ou saída, ou que fontes trazem os novos pacientes e investir em estratégias que fortaleçam esta relação.

Não se pode perder tempo se um paciente pede dados de quais consultas fez, ou uma segunda via de nota fiscal, também é importante dados como cheque (banco/agência/conta), e a parte técnica da psicologia, como anamneses, acompanhamentos, se foi consulta individual, familiar, casal, etc.

O mais importante, porém, foi “vencer” a resistência natural vinda de psicólogo, que não tem na sua natureza a vocação para informática, controle financeiro, mas, depois de algum tempo, foi de muita ajuda para tornar o sistema simples de ser utilizado.

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CONDOMÍNIOS COMERCIAIS

Esta foi a minha mais recente investida, novamente uma “oportunidade” que surgiu quando nos instalamos em um prédio comercial relativamente novo, e vi no síndico uma pessoa dedicada para organizar o dia a dia.

Somente quem, como eu, reserva um tempo para ficar na portaria, na administração, para ver quantas coisas acontecem no dia a dia de um condomínio comercial.

A principal inovação no sistema que desenvolvi é a participação efetiva dos condôminos, que passam a ser responsáveis por alguns processos vitais, como por exemplo cadastrar seus dados, seus veículos, seus funcionários, solicitar autorização para prestadores de serviço, reserva de ambiente (auditório no caso), pré-autorizar cliente, ou cadastrar na lista negra, tudo isso desafogando a administração do condomínio.

Portaria

É na portaria que a gestão começa, com a necessidade de cadastrar os visitantes, ocorrências, e onde se tem a maioria dos problemas, em especial por conta da natureza de um condomínio comercial, onde existem várias atividades distintas, e necessidades também diversas.

Por exemplo, um prédio que hospeda normalmente médicos, psicólogos, dentistas, advogados, recebem um fluxo de visitantes e clientes normalmente com um intervalo de tempo razoável, enquanto que salões de beleza, pilates, recebem um fluxo maior de visitantes, que pode levar a um “congestionamento” na portaria.

É compreensível também que, nestes casos, a comunicação da portaria com o profissional “atrapalha” o andamento de seus trabalhos, ainda mais em tempos de crise onde secretárias são um “luxo” para muitos condôminos, em especial para aqueles que estão começando.

Assim, cada unidade pode deixar seus clientes pré-autorizados para “descongestionar” a portaria.

Além disso, relatórios customizáveis ficam disponíveis, não só para a administração, mas também para o condômino, sobre que visitas recebeu, por dia, por identidade.

Garagem

Para prédios que possuem vagas de garagem, é importante manter um controle das entradas e saídas de cada veículo, porque é comum se ver condômino estacionando mais veículos do que lhe é permitido, assim, um sistema inteligente tem a capacidade de saber se o carro que está entrando pode ocupar a vaga de direito ou se deve ser tratado como avulso, no caso de outro veículo já constar como estacionado.

Também é simples e rápido verificar se o veículo que está entrando é de um condômino, bastando que este (condômino) cadastre todos os seus veículos, o que agiliza a entrada e também aumenta a segurança, na medida que basta fornecer a placa do veículo e todas as informações pertinentes são resgatadas, inclusive se aquele veículo consta em uma “lista negra”, por já ter causado alguma ocorrência.

Ambientes comuns

Para prédios que possuem ambientes comuns para serem reservados, ou alugados, como salas de reunião, auditórios, o que normalmente acontece para reservar estes ambientes é o condômino mandar um pedido para o administrador com o máximo de 48 horas de antecedência. O pedido é analisado, e liberado de acordo com as regras do condomínio.

Mas, se um condômino tiver uma necessidade inesperada, mesmo que a sala ou auditório estejam livres, o processo burocrático emperra a utilização.

Com um sistema inteligente, é possível fazer a reserva em tempo real, basta consultar a agenda e verificar se o ambiente está disponível e fazer a reserva com minutos antes do desejado.

Restrições

Sugestões colhidas com outros síndicos e administradores levou a uma filosofia interessante.

Para que o condômino possa ter acesso ao sistema, não basta sua conta e senha.

O sistema está preparado para ser configurado restringindo o acesso se:

– o condômino estiver inadimplente

– o condômino não confirmar possuir e ter conhecimento da Convenção e do Regulamento Interno

– o condômino possuir algum comunicado não vistado

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